הדרך לנהל את המידע הארגוני כנכס אסטרטגי

נכתב על ידי Opisoft בתאריך . פורסם בקטגוריה מאמרים מקצועיים

בתהליך ארוך ורב שנים, הולך ותופס תחום ה-BI את מקומו כתחום הכרחי ומשמעותי במרכז העשייה והתעשייה ובמיוחד בתרומתו ליעילות הארגונית ולשיפור העסקים. למעשה, הארגונים המובילים בישראל ובעולם סומנו כמשפרי ביצועים עסקיים באמצעות שימוש אינטנסיבי בתשתיות של מחסני נתונים ומערכות BI מתקדמות, כגון מערכות יעדים-מדדים, כריית מידע, מידע מבוסס מיקום ועוד.

אנחנו סבורים שכניסה רצינית ליישום BI, כך שיביא בכנפיו תועלות אסטרטגיות, מחייב ראשית בניית תכנית אב, Roadmap. במסגרת זו יש לעמוד על מכלול הצרכים, הבעיות והאפשרויות העומדות בפני הארגון, נכון לאותו מועד ובמבט ארוך טווח קדימה. יש לשתף בתהליך חשוב זה את כלל הגורמים העסקיים והניהוליים בארגון, במטרה להגיע לחקר אמיתי ושלם של צרכי הארגון. אחד הנושאים החשובים ביותר המהווה תנאי מקדים לכל העבודה, הינו ריענון האסטרטגיה העסקית והארגונית, והתוויית יעדיו לעתיד לבוא. בלא צעד זה, עלול ה BI Roadmap להיכשל. כך גם יקרה במידת קיצוץ כנפי התהליך עקב אילוצי זמן ו/או תקציב. חשוב לתת לעבודה זו להתבצע במלואה, בכל כובד הראש והרצינות, תוך בירור מעמיק של הנושאים העסקיים מתודולוגיים שעל הפרק, בחינת החלופות, הטכנולוגיות הרלוונטיות ועוד, ככל שהנושא מצריך. חסכנות בזמן ובתקציב כאן, עלולה לגרום לנזק ארוך טווח לעסקי ארגון. בסופו של התהליך, יש להציג התכנית להנהלת הארגון, לשם בחירת החלופה המתאימה והטובה.

 עם השלמת התכנית, כל יוזמת BI  בארגון, חייבת שתיעשה בכפוף לתכנית ובמסגרתה, ללא יוזמות פיראטיות, מקומיות.

 אחד הראשונים שסימן את הקשר בין שיפור ביצועים עסקיים לשימוש ב-BI הוא תומס דונפורט אשר כבר בשנת 2007 הציג בספרו:Winning Competing On Analytics: The New Science of את הקשר ההדוק בין התחומים.

כיום נכלל התחום כולו במה שמכונה: אג'נדת המידע. אין מדובר באופן מיידי "רק" בהקמת מחסני הנתונים ומערכות ה BI - עניין חשוב בפני עצמו, אלא יש לעבור לעידן ניהול המידע על כל הכרוך בכך. בראיה רחבה, התפיסה הכללית היא שהמידע המופק, נשמר ומעובד במסגרת הארגון הינו נכס אסטרטגי של הארגון. נכס שיש לנהלו בצורה רציפה, שוטפת ומקצועית על מנת לנקותו, להשביחו, לגבותו, לבקרו ולייעל את השימוש בו. 

מאז ומתמיד כללו פרויקטים לבניית מחסני נתונים משימות שעסקו בניקוי, תיקון ושיפור איכות הנתונים המתקבלים מן המערכות התפעוליות של הארגון, לטובת מחסן הנתונים. שנות השימוש במערכות BI הביאו את כלל השוק להכרה כי בלא נתונים ברמת איכות טובה ומעלה, אין טעם בכל ההשקעה במחסני הנתונים ובמערכות ה BI. עתה מסתבר כי בעוד איכות נתונים טובה היא תנאי ותשתית הכרחית לכל מערכת BI, אין די בכך.

 בשנים האחרונות, בעיקר בארה"ב ובאירופה, נעשה שימוש הולך ונרחב בדיסציפלינת ה MDM - Master Data Management. יישום דיסציפלינת ה MDM מאפשר חסכון משמעותי לארגונים בהימנעות מבעיות תפעוליות שמקורן באיכות מידע, כגון שגיאות, כפילויות, חלקיות, אי זמינות המידע.

ל MDM, חשיבות רבה גם כחלק מתשתיות המידע בהקשר של רה ארגון של חברות, איחוד חברות ובמיוחד כתשתית המאפשרת ציות לרגולציה. כל אלו הינם נושאים הנכפים על ידי אירועים וגורמי חוץ. מה שארגונים אינם מודעים לו, זה שגם בלא תמריץ חיצוני לכך, ארגונים יכולים לשדרג את עצמם עסקית, דרך עיסוק בניהול המידע ובהשבחתו.

 רכישה ויישום של פתרון MDM בארגון גדול, ידרשו השקעה משמעותית ונמשכת, לאורך שנים. התוצאה החשובה ביותר לדעתי הנובעת מיישום MDM הינה העלאת ערך המידע מבחינת הארגון והגברת תרומתו הישירה והעקיפה כנכס מנוהל התורם לעסקים ולפעולת הארגון. זה לא יהיה רציני להיכנס לדבר כזה באופן אחר

 איך ניגשים להצגת נושא שהוא כה תשתיתי-טכני לגורמי ניהול ועסקים, בניסיון להצדיק השקעה, כאשר בשוטף, חסרים תקציבים אף לדברים יותר דחופים, בעידן של חוסר יציבות כלכלית כגורם קבוע בחיי הארגון?

 חשוב להעביר לגורמים העסקיים בארגון את התחושה שדרך הצבת המידע הראוי במוקד העשייה העסקית והתפעולית בארגון, ניתן להפחית באופן דרמטי את חוסר הוודאות הקיימת, דרך שגרה, בתהליכי קבלת ההחלטות העסקיות בארגון. חולשות אלו גורמות להן נזקים עסקיים ותפעוליים רבים ומשמעותיים הניתנים לאיתור ולהצבעה, פוגעים ביכולות התחרות שלהם בשוק הישראלי, כמו גם העולמי.

כאשר יתבצע תהליך של לימוד והערכה ארגונית של מקום המידע בחיי הארגון, איתור של בעיות עסקיות ספציפיות בתהליכים קונקרטיים, הנובעות מאיכות לקויה של המידע ו/או מאי שלמות המידע, ניתן יהיה להציב בפני ההנהלה נתיב לשדרוג עסקי, דרך השימוש המעמיק, הרחב והרציני במשאב המידע, דרך הכניסה והיישום של דיסציפלינות ניהול המידע (ובתוכן תשתית ה MDM), מערכות מחסני נתונים ומערכות BI.

חשוב להדגיש: כניסה לתחום ניהול המידע חשובה בעיקר על שום היותה פתרון של הטווח הארוך. פתרון שלם, רציני ויסודי המביא עימו בשורה גם בהקשר התפעולי, יום יומי,  וגם תרומה של ממש להשבחת היכולות האנליטיות של הארגון. אין מדובר שוב בזריקת כספים על פתרונות בעלי אפקט קצר טווח וזמני.

 איך עושים זאת? חברת אופיסופט, כמובילת תחום ה BI בארץ סבורה שנכון לעכשיו, חובה על ארגוני האנטרפרייז בישראל לקחת לתשומת ליבם את החולשות המובנות, הרבות הקיימות במערכי המידע שלהם, לאורך שנים. כדי להתכוונן וללמוד, יש לשים לב למקום המרכזי שתפסו דיסציפלינות איכות המידע וניהולו אצל ספקיות תשתיות המידע הגדולות.

 הפתרונות זמינים. הם רבים וטובים וקוראים לפעולה.

 ברוכים הבאים !